Otydlighet är projektens fiende nummer ett

Under ett halvt sekel har vi på Wenell hjälpt näringslivet att lyckas med sina projekt och sitt ledarskap. Efter alla dessa år har vi lärt oss mycket, vetenskapen har gått framåt och projektledningsmetodiken har utvecklats till att vara ett effektivt verktyg för att nå organisationens mål. Men när vi nu kikar tillbaka kan vi konstatera att på ett viktigt område har det inte hänt lika mycket – projekten behandlas fortfarande styvmoderligt i många organisationer.

Trots att projektformen numer hör till vanligheterna hos de flesta företag, får de inte alls lika mycket uppmärksamhet som linjeorganisationen. Attityden lever kvar, att projekt är något som man sköter lite från sidan.

Ett stort problem som vi ser i många organisationer är att linjeorganisationen och projektorganisationen inte sluter upp kring samma världsbild och mål. Detta bekräftas i våra återkommande undersökningar som vi gör i samband med att vi bedriver utbildning ute hos våra kunder, några av de största och allra mest ansedda företagen i Sverige.

Deltagarna har fått svara på frågor bland annat om vad som gör ett projekt framgångsrikt och vilka som är de största hindren för att lyckas. Undersökningsresultatet visar att över hälften anser att det allra största hindret för att lyckas med sitt projekt är att det finns en otydlighet när det gäller förväntningarna på projektet och vilka mål som ska uppfyllas.

På frågan om vilka som är de största bristerna i det egna projektet, är det framför allt otydligheten när det gäller ledarskap och roller som träder fram. Man upplever också en otydlighet kring arbetsmetoder som används i projekten. Men allra värst är att det saknas en tydlig prioritering och att alla uppgifter ska göras samtidigt, visar undersökningen.

Otydlighet är projektens fiende nummer ett. Linjens och ledningens fokus ligger ofta på verktyg och processer för att projekten ska bli så effektiva som möjligt, men förbiser vikten av att ge tydliga mål och förutsättningar till projekten. ”Förbättra vår kundsupport så att den blir effektivare” är ett exempel från verkligheten. Vad innebär effektivare? Och för vem?

Att man varken vet syfte eller mål med projektet är naturligtvis inte bra och leder till ett ineffektivt resursutnyttjande. Dessutom riskerar en organisation med ett otydligt ledarskap att medarbetarna upplever en onödig stress i sitt arbete. Tydlighet innebär inte nödvändigtvis att specificera allt i detalj. Vi behöver inte veta allt för att starta ett projekt, men ska vara tydliga med vad vi vet och inte vet, så att projektet kan ta höjd för att reda ut det vi inte vet.

Lösningen är förstås att öka kunskaperna om projektledning och projektmetodik, över hela företaget. Att enbart utbilda projektledare räcker ofta inte. Hela företaget – och inte minst chefer och företagsledningen – måste förstå hur projekt fungerar och delta i att definiera projektmål och roller.

Tommy Olin, vd på projektkunskapsföretaget Wenell.
Han har även doktorerat i Management of Technology med specialinriktning på projektledning vid Chalmers Tekniska Högskola.